Software die het handwerk uit je onderneming haalt

De meeste ondernemers gebruiken software die voor een gemiddeld bedrijf is gemaakt. Dat werkt tot op het punt waarop jouw bedrijf niet gemiddeld is — en dan begint het aanpassen: een extra kolom in Excel ernaast, een map met afspraken die er niet in passen, een collega die “even” alles overtypt.

Wij bouwen software rond het proces dat je al hebt. Niet een kopie van een bestaand pakket, maar precies de schermen en stappen die jouw werk nodig heeft: niet meer, en vooral niet minder. Dat levert software op die mensen ook echt gebruiken, omdat hij doet wat ze toch al deden — alleen sneller.

We beginnen klein. Eén proces dat nu het meeste tijd kost, werkend en in gebruik, voordat we aan het volgende beginnen. Een project van een jaar waar pas aan het eind iets uitkomt, is precies hoe maatwerk een slechte naam heeft gekregen.

In elk bedrijf zit werk dat niemand mist zodra het weg is. Gegevens van het ene scherm naar het andere overtypen. Elke maandag dezelfde lijst maken. Achter dezelfde klant aan bellen omdat niemand weet of de factuur al betaald is. Dat werk kost geen vakmanschap, het kost alleen tijd.

Procesautomatisering betekent bij ons: we kijken waar je uren blijven, we meten hoe vaak het voorkomt, en we laten software de stappen doen die geen oordeel nodig hebben. De stappen waar wél een mens bij hoort, blijven bij die mens — met de informatie er alvast bij.

Het gaat er niet om dat alles automatisch gaat. Het gaat erom dat jij aan het eind van de week niet meer avonden kwijt bent aan werk dat een computer beter volhoudt.

Vaak is er niets mis met je software. Er is iets mis met de ruimte ertussen. Je webshop weet wat er verkocht is, je boekhouding weet dat niet. Je planning weet wie er gewerkt heeft, je urenregistratie weet dat niet. Daar zit een export, een spreadsheet en een avond overtypen tussen.

Wij bouwen die verbinding. Van kassa naar boekhouding, van webshop naar voorraad, van planning naar facturatie, van formulier naar CRM. Ook als het om een systeem gaat dat je van een ander hebt en niet wilt vervangen.

Een koppeling die stilletjes faalt is erger dan geen koppeling, want dan lijkt je administratie te kloppen. Daarom bouwen we ze met een wachtrij, met controle op dubbele regels en met een melding als er iets blijft hangen.

Elk bedrijf dat met tijd verkoopt, verliest geld aan een agenda die niet klopt. Een gat van een uur dat niemand opvult. Een klant die belt terwijl je handen vol zitten. Een afspraak die dubbel staat omdat twee mensen in dezelfde agenda schreven.

Wij bouwen planningssoftware die uitgaat van jouw spelregels: hoelang iets duurt, wie het mag doen, wat er tussen twee afspraken nodig is, wanneer je dicht bent. Je klanten boeken zelf, ook om elf uur 's avonds, en jij houdt de agenda in de hand.

Het werkt voor salons en praktijken, maar net zo goed voor monteurs met ritten, verhuur met dagdelen of een werkplaats met een bezetting per machine.

Een groot deel van de mail en telefoon in een bedrijf gaat over dingen die de klant zelf had kunnen opzoeken. Waar staat mijn order? Kan ik die factuur nog een keer krijgen? Wanneer komen jullie langs? Elk van die vragen kost jou een onderbreking.

Een klantportaal is een afgeschermd stuk van je website waar je klant inlogt en ziet wat er over hem bekend is: lopende opdrachten, documenten, facturen, afspraken, contracten. Hij kan zelf dingen aanleveren of doorgeven, en jij krijgt dat binnen in een vorm die je kunt gebruiken.

Datzelfde principe werkt voor leden, leveranciers, onderaannemers of medewerkers die niet op kantoor zitten.

De administratie is voor bijna geen enkele ondernemer het werk waarvoor hij begonnen is. Toch gaat er elke week een avond in zitten, en elk kwartaal een weekend. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat de gegevens op vijf plekken staan en nergens compleet.

Wij zorgen dat het papierwerk een bijproduct wordt van het werk dat je toch al registreert. Uren, ritten, materialen, afspraken en bestellingen worden offertes en facturen, met de juiste btw, op het moment dat het werk klaar is.

Je houdt de controle: niets gaat de deur uit zonder dat jij het hebt gezien, tenzij je uitdrukkelijk zegt dat het dat wel mag.

Bonnetjes in een schoenendoos, inkoopfacturen in een mailbox, formulieren die als pdf binnenkomen en met de hand worden overgetypt. Het is werk dat traag is, en juist omdat het traag is blijft het liggen tot het een berg is.

Wij bouwen verwerking die documenten binnenhaalt waar ze aankomen, de gegevens eruit haalt en ze op de juiste plek zet. Wat zeker is, gaat door. Wat twijfelachtig is, komt in een lijstje dat je in vijf minuten nakijkt — geen zwarte doos die zelf maar wat besluit.

De meeste ondernemers weten pas hoe het ging toen het al gegaan is. De cijfers komen na het kwartaal, uit een pakket dat ze niet dagelijks openen, in een vorm waar je geen beslissing op neemt.

Wij bouwen een scherm dat laat zien wat er vandaag gebeurt: omzet, bezetting, openstaande facturen, voorraad, doorlooptijd — welke getallen er voor jouw bedrijf toe doen. Het haalt de gegevens zelf op uit de systemen die je al gebruikt, dus er hoeft niemand iets bij te houden.

Een website is geen folder. Hij is de voordeur van je bedrijf en vaak de eerste medewerker die een klant spreekt. Wij bouwen sites die snel laden, die op een telefoon net zo goed werken als op een laptop, en die vindbaar zijn op de dingen waar mensen werkelijk op zoeken.

Het verschil met een gewone bouwer zit aan de achterkant: bij ons gaat een aanvraag, een boeking of een bestelling rechtstreeks het systeem in dat het werk moet doen. Geen formulier dat in een mailbox belandt waar iemand het overtypt.

Software die niemand bijhoudt gaat stuk, meestal op het slechtste moment. Een certificaat dat verloopt, een koppeling die aan de andere kant verandert, een update die blijft liggen tot het een beveiligingsprobleem is.

Wij houden wat we bouwen draaiend: hosting in Europa, back-ups die we ook echt terugzetten om te zien of ze werken, updates en bewaking. En als je bedrijf verandert, verandert de software mee — dat is meestal waar de tweede tijdwinst zit.