Boekingsystemen
Afspraken uit je agenda, zodra ze afgerond en betaald zijn.
Koppelingen
Het stuk dat iedereen aan jou overlaat
Je boekingsysteem weet precies wat er verkocht is. Je boekhouding weet dat niet. Tussen die twee zit meestal een export, een spreadsheet en een avond overtypen. Wij bouwen daar een verbinding, zodat het gewoon aankomt.
Wat er gekoppeld kan worden
Van waar je verkoopt, naar waar je boekt
Het maakt niet uit of de omzet uit een agenda, een kassa of een webshop komt. Aan de andere kant staat je administratie, en daar moet het aankomen met de juiste btw.
Webshops
Bestellingen uit je eigen shop of een bestaand platform.
Kassa en pin
Dagomzet uit de winkel, per dag of per transactie.
Je eigen software
Heb je iets zelfgebouwds? Dat kan meestal ook aangesloten worden.
Waar het naartoe gaat
Fintio, of het pakket dat je al hebt
Naar Fintio
Fintio is onze eigen boekhoudsoftware en heeft een open koppeling die precies hiervoor gemaakt is: een betaalde factuur komt binnen als betaald, met betaaldatum en betalingsregel, zodat je omzet niet eeuwig als openstaande vordering blijft staan. Stuur je dezelfde factuur per ongeluk twee keer, dan ontstaat er geen dubbele.
Omdat we allebei de kanten in beheer hebben, kunnen we een fout aan één kant repareren in plaats van hem te moeten omzeilen.
Bekijk FintioNaar een ander boekhoudpakket
Wil je niet overstappen, dan hoeft dat niet. Veel pakketten hebben een koppeling waar wij facturen naartoe kunnen sturen; daar bouwen we de verbinding op.
Eén ding zeggen we vooraf: niet elk pakket laat zich koppelen, en sommige alleen in een duurder abonnement. Dat zoeken we uit vóórdat je iets afneemt, niet erna. Kan het niet, dan zeggen we dat — ook als dat betekent dat er geen opdracht is.
Zo bouwen we hem
Een koppeling die zwijgend faalt is erger dan geen koppeling
Want dan lijkt je administratie te kloppen. Dit zijn de regels waar we ons aan houden, en ze komen alle vier uit fouten die we in het echt zijn tegengekomen.
Mislukt is niet weg
Gaat het versturen mis — internet eruit, pakket even onbereikbaar — dan komt de factuur in een wachtrij en wordt hij later alsnog verstuurd. Wat er ondanks alles niet doorkomt, wordt gemeld. Het verdwijnt niet in een logbestand dat niemand leest.
Twee keer sturen maakt geen twee facturen
Na een time-out weet de verzendende kant niet of het gelukt is. Het enige veilige antwoord is opnieuw proberen, dus moet de ontvangende kant dat aankunnen. Elke factuur heeft een eigen nummer en dat nummer telt maar één keer.
De btw-grondslag controleren we met de hand
De klassieker: een systeem levert prijzen inclusief btw aan waar de boekhouding exclusief verwacht. Dan staat er 21% te veel omzet in je administratie en klopt je aangifte niet. We testen daarom eerst met één echte factuur en leggen de bedragen naast elkaar voordat er iets anders doorheen gaat.
Jouw factuurnummer blijft leidend
Je klant heeft een bonnetje of een factuur met een nummer erop in handen. Als de boekhouding daar een eigen nummer overheen zet, lopen je bewijsstuk en je administratie uiteen — en dat merk je pas als iemand ernaar vraagt.
Vragen
Over koppelingen
Ik heb al een boekingsysteem dat ik wil houden. Kan dat gekoppeld worden?
Vaak wel. Het hangt ervan af of jouw systeem een manier heeft om er gegevens uit te krijgen — een koppeling, een export, een melding bij elke bestelling. Stuur ons de naam van het pakket, dan zoeken we het uit en krijg je een eerlijk antwoord voordat er iets in rekening wordt gebracht.
Werkt dit ook als ik alleen een koppeling nodig heb en verder niets?
Ja. Een koppeling is een losse klus; je hoeft er geen website of boekingsysteem bij af te nemen. Het is ook de kleinste manier om te kijken of we bij elkaar passen.
Wat als mijn boekhouder er ook nog bij moet?
Prima, en meestal verstandig. Een koppeling verandert hoe je omzet in de boeken komt, dus je boekhouder wil weten op welke rekening het landt en met welk btw-tarief. We leggen dat graag rechtstreeks aan hem of haar uit — dat gaat sneller dan via jou.
En als er tóch iets fout gaat in de boekhouding?
Dan repareren we het en zorgen we dat wat er al fout in staat wordt rechtgezet, niet alleen wat er vanaf nu binnenkomt. Een fout die alleen vooruit wordt opgelost, laat je met een verkeerde aangifte over een kwartaal dat je al hebt ingediend.
Vertel welk systeem je gebruikt
Dan zoeken we uit of het te koppelen is en wat dat ongeveer kost. Ook als het antwoord nee is, hoor je het van ons.