Planning en agenda
Afspraken en opdrachten, zodra ze afgerond en betaald zijn.
Koppelingen
Het stuk dat iedereen aan jou overlaat
Je webshop weet precies wat er verkocht is. Je boekhouding weet dat niet. Je planning weet wie er gewerkt heeft, je facturatie weet dat niet. Tussen die systemen zit meestal een export, een spreadsheet en een avond overtypen. Wij bouwen daar een verbinding, zodat het gewoon aankomt.
Wat er gekoppeld kan worden
Van waar het gebeurt, naar waar het verwerkt wordt
Het maakt niet uit of de gegevens uit een agenda, een kassa, een webshop of je eigen systeem komen. Aan de andere kant staat de software die er iets mee moet, en daar moet het compleet en kloppend aankomen.
Webshops
Bestellingen, voorraad en retouren uit je eigen shop of een platform.
Kassa en pin
Dagomzet uit de winkel, per dag of per transactie.
Je eigen software
Heb je iets zelfgebouwds of in Excel? Dat kan meestal ook aangesloten worden.
Waar het naartoe gaat
Naar het pakket dat je al gebruikt
Een koppeling is er niet om je te laten overstappen. Hij is er zodat je kunt houden wat werkt en alleen het overtypen kwijtraakt.
Naar je boekhouding
Elke betaalde bestelling of afgeronde opdracht komt binnen als factuur: als betaald, met betaaldatum en betaalwijze, zodat je omzet niet eeuwig als openstaande vordering blijft staan. Stuur je dezelfde factuur per ongeluk twee keer, dan ontstaat er geen dubbele.
Eén ding zeggen we vooraf: niet elk pakket laat zich koppelen, en sommige alleen in een duurder abonnement. Dat zoeken we uit vóórdat je iets afneemt, niet erna. Kan het niet, dan zeggen we dat — ook als dat betekent dat er geen opdracht is.
Naar je andere systemen
Niet elke koppeling gaat over facturen. Voorraad die moet meelopen met de webshop. Uren die van de planning naar de loonadministratie moeten. Klantgegevens die in het CRM horen. Aanvragen van je website die als opdracht in je eigen systeem moeten landen.
Wij kijken eerst welke kant welke gegevens mag bepalen. Zonder die afspraak krijg je twee systemen die elkaar overschrijven, en dan is het onduidelijk welke van de twee gelijk heeft.
Zo bouwen we hem
Een koppeling die zwijgend faalt is erger dan geen koppeling
Want dan lijkt je administratie te kloppen. Dit zijn de regels waar we ons aan houden, en ze komen alle vier uit fouten die we in het echt zijn tegengekomen.
Mislukt is niet weg
Gaat het versturen mis — internet eruit, pakket even onbereikbaar — dan komt de factuur in een wachtrij en wordt hij later alsnog verstuurd. Wat er ondanks alles niet doorkomt, wordt gemeld. Het verdwijnt niet in een logbestand dat niemand leest.
Twee keer sturen maakt geen twee facturen
Na een time-out weet de verzendende kant niet of het gelukt is. Het enige veilige antwoord is opnieuw proberen, dus moet de ontvangende kant dat aankunnen. Elke factuur heeft een eigen nummer en dat nummer telt maar één keer.
De btw-grondslag controleren we met de hand
De klassieker: een systeem levert prijzen inclusief btw aan waar de boekhouding exclusief verwacht. Dan staat er 21% te veel omzet in je administratie en klopt je aangifte niet. We testen daarom eerst met één echte factuur en leggen de bedragen naast elkaar voordat er iets anders doorheen gaat.
Jouw factuurnummer blijft leidend
Je klant heeft een bonnetje of een factuur met een nummer erop in handen. Als de boekhouding daar een eigen nummer overheen zet, lopen je bewijsstuk en je administratie uiteen — en dat merk je pas als iemand ernaar vraagt.
Vragen
Over koppelingen
Ik heb al software die ik wil houden. Kan die gekoppeld worden?
Vaak wel. Het hangt ervan af of jouw systeem een manier heeft om er gegevens uit te krijgen — een koppeling, een export, een melding bij elke bestelling. Stuur ons de naam van het pakket, dan zoeken we het uit en krijg je een eerlijk antwoord voordat er iets in rekening wordt gebracht.
Werkt dit ook als ik alleen een koppeling nodig heb en verder niets?
Ja. Een koppeling is een losse klus; je hoeft er geen website of ander maatwerk bij af te nemen. Het is ook de kleinste manier om te kijken of we bij elkaar passen: overzichtelijk, snel klaar en meteen merkbaar.
Met welke boekhoudpakketten kunnen jullie koppelen?
Met de meeste gangbare pakketten, want die bieden er zelf een koppeling voor aan. Het hangt wel af van je abonnement: sommige leveranciers zetten de koppeling achter een duurder pakket. We zoeken het uit voordat je iets afneemt, en als het niet kan zeggen we dat.
Hoe vaak worden de gegevens uitgewisseld?
Dat hangt af van wat het proces nodig heeft. Voorraad die met een webshop meeloopt, wil je vrijwel direct bijgewerkt hebben. Een dagomzet uit de kassa kan prima één keer per dag. Vaker is niet altijd beter: elke uitwisseling is een moment waarop er iets mis kan gaan, dus we kiezen het ritme dat bij het werk past.
Wat als mijn boekhouder er ook nog bij moet?
Prima, en meestal verstandig. Een koppeling verandert hoe je omzet in de boeken komt, dus je boekhouder wil weten op welke rekening het landt en met welk btw-tarief. We leggen dat graag rechtstreeks aan hem of haar uit — dat gaat sneller dan via jou.
En als er tóch iets fout gaat?
Dan repareren we het en zorgen we dat wat er al fout in staat wordt rechtgezet, niet alleen wat er vanaf nu binnenkomt. Een fout die alleen vooruit wordt opgelost, laat je met een verkeerde aangifte over een kwartaal dat je al hebt ingediend.
Vertel welke systemen je gebruikt
Dan zoeken we uit of ze te koppelen zijn en wat dat ongeveer kost. Ook als het antwoord nee is, hoor je het van ons.